آموزش تصویری ثبت شرکت در سامانه کاتب

ثبت شرکت در سامانه کاتب به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود و متقاضی باید اطلاعاتی مانند نوع شخصیت حقوقی، موضوع فعالیت، نشانی شرکت، سرمایه، شرکا یا مؤسسان، سمت مدیران، صاحبان حق امضا و نام‌های پیشنهادی را در سامانه ثبت کند. پس از ارسال درخواست نیز پرونده باید مراحل بررسی نام، تکمیل اسناد، تأیید سمت‌ها، امضای الکترونیکی، بررسی کارشناسی و در صورت نیاز رفع نقص را پشت سر بگذارد.

در ادامه، مراحل ثبت شرکت در سامانه کاتب را به ترتیب از ورود به سامانه تا دریافت آگهی تأسیس توضیح می‌دهیم. اگر به دنبال آموزش ثبت شرکت سامانه کاتب هستید، این راهنما مراحل را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله توضیح می‌دهد.

 

سامانه کاتب چیست؟

سامانه کاتب درگاه الکترونیکی ارائه خدمات ثبتی است که بخش مهمی از فرآیند تأسیس شرکت از طریق آن انجام می‌شود. متقاضی می‌تواند اطلاعات مربوط به شرکت را در سامانه وارد کند، نام پیشنهادی ارائه دهد، درخواست خود را ارسال و وضعیت پرونده را از طریق کارتابل پیگیری کند.

در فرآیند جدید، بسیاری از اقداماتی که پیش‌تر به شکل حضوری یا با ارسال فیزیکی مدارک انجام می‌شد، به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

 

آدرس سامانه کاتب برای ثبت شرکت چیست؟

برای شروع فرآیند تأسیس شرکت، به سامانه کاتب به نشانی `web.kateb.ir` مراجعه کنید. ورود به حساب کاربری با کد ملی و احراز هویت انجام می‌شود.

همچنین بخوانید:ثبت شرکت با مسئولیت محدود

قبل از شروع ثبت شرکت درسامانه کاتب چه اطلاعاتی آماده کنیم؟

قبل از ایجاد درخواست بهتر است اطلاعات اصلی شرکت و اعضای آن را آماده کنید. بسته به نوع شخصیت حقوقی، ممکن است موارد زیر موردنیاز باشد:

• نوع شرکت
• موضوع فعالیت
• نام‌های پیشنهادی
• مشخصات هویتی شرکا، مؤسسان یا سهامداران
• نشانی و کدپستی مرکز اصلی
• میزان سرمایه
• سهم‌الشرکه یا سهام اشخاص
• اعضای هیئت‌مدیره و مدیرعامل
• بازرسان در صورت لزوم
• سمت اشخاص
• صاحبان حق امضا
• اطلاعات شعب در صورت وجود

آماده کردن این اطلاعات از قبل، احتمال اشتباه در فرم‌ها و ایجاد مغایرت در مراحل بعدی را کاهش می‌دهد.

مراحل ثبت شرکت در سامانه کاتب(آموزش تصویری)

مرحله ۱: ورود به سامانه و ایجاد درخواست تأسیس

ابتدا وارد `web.kateb.ir` شوید و با کد ملی و رمز یک‌بارمصرف وارد حساب کاربری خود شوید.

پس از ورود، بخش «ثبت شرکت‌ها» را انتخاب کنیدواز قسمت «خدمات ثبت شرکت» وارد گزینه «ثبت درخواست تأسیس» شوید.

اگر قبلاً درخواست را ایجاد کرده‌اید و هنوز فرآیند آن به پایان نرسیده است، از بخش «مدیریت درخواست‌ها» می‌توانید پرونده مربوط را پیدا کرده و ادامه مراحل را انجام دهید.

مرحله ۲: انتخاب نوع شخصیت حقوقی

در این مرحله باید قالب حقوقی شرکت را مشخص کنید. انتخاب نوع شرکت به عواملی مانند تعداد اعضا، نوع فعالیت، میزان و نحوه مشارکت اشخاص و ساختار مدیریتی موردنظر بستگی دارد.

از قالب‌های رایج می‌توان به شرکت سهامی خاص و شرکت با مسئولیت محدود اشاره کرد. پیش از انتخاب قالب مناسب، بهتر است تفاوت شرکت سهامی خاص با مسئولیت محدود را از نظر تعداد اعضا، میزان سرمایه، مسئولیت شرکا و ساختار مدیریتی بررسی کنید.

مرحله ۳: انتخاب موضوع فعالیت شرکت

موضوع فعالیت باید با فعالیت واقعی شرکت مطابقت داشته باشد و یکی از بخش‌های مهم درخواست تأسیس محسوب می‌شود.

در سامانه کاتب، موضوع فعالیت به شکل ساختاریافته ارائه می‌شود. برای انتخاب موضوع، عبارت یا کلمات مرتبط با حوزه کاری خود را جست‌وجو کنید و گزینه‌های پیشنهادی سامانه را بررسی کنید.

موضوع انتخاب‌شده باید تا حد امکان دقیق باشد. همچنین اگر فعالیت موردنظر نیازمند مجوز باشد، باید شرایط و مستندات مربوط به آن را نیز مطابق درخواست سامانه در نظر بگیرید.

مرحله ۴: ثبت مشخصات مرکز اصلی شرکت

در این بخش اطلاعات محل قانونی شرکت ثبت می‌شود.

کدپستی مرکز اصلی را وارد کرده و گزینه اعتبارسنجی را انتخاب کنید. در صورت تأیید، اطلاعات نشانی مرتبط با کدپستی نمایش داده می‌شود.

کدپستی، نشانی و واحد ثبتی را پیش از ادامه بررسی کنید تا اطلاعات محل قانونی شرکت به‌درستی در پرونده ثبت شده باشد.

مرحله ۵: تعیین مدت فعالیت، سال مالی و نحوه اداره شرکت

در این قسمت باید اطلاعات مربوط به ساختار اداره شرکت را مشخص کنید. بسته به نوع شخصیت حقوقی، مواردی مانند مدت فعالیت، سال مالی، رکن اداره‌کننده، مدت تصدی مدیران و اطلاعات مربوط به جلسات در سامانه ثبت می‌شود.

 

برای شرکت‌هایی که با ساختار هیئت‌مدیره اداره می‌شوند، اطلاعات اعضای هیئت‌مدیره و نحوه اداره شرکت باید مطابق تصمیم مؤسسان وارد شود.

همچنین باید اطلاعات مربوط به روزنامه کثیرالانتشار، دارندگان حق امضا و سایر موارد مرتبط با اداره شرکت را مشخص کنید.

مرحله ۶: انتخاب نام شرکت

یکی از مراحل مهم تأسیس شرکت، انتخاب نام مناسب است.

در فرآیند فعلی کاتب، نام‌های پیشنهادی را به ترتیب اولویت وارد می‌کنید. بهتر است پیش از شروع کار چند نام متفاوت و مناسب آماده داشته باشید تا در صورت رد شدن گزینه اول، انتخاب‌های دیگری برای ادامه فرآیند وجود داشته باشد.

سامانه وضعیت اولیه نام‌های پیشنهادی را نیز بررسی می‌کند. اگر نام واردشده با نام‌های ثبت‌شده قبلی تداخل یا شباهت داشته باشد، علامت ضربدر قرمز نمایش داده می‌شود. بااین‌حال، نامی که شباهت نداشته باشد با علامت تیک مشخص می‌شود؛ اما این علامت به معنای تأیید نهایی نیست و نام پیشنهادی باید توسط کارشناس اداره ثبت بررسی و تأیید شود.

مرحله ۷: ثبت سرمایه شرکت

پس از تعیین نام، نوبت به ثبت سرمایه شرکت می‌رسد.

مبلغ سرمایه باید مطابق تصمیم مؤسسان و شرایط قانونی نوع شرکت وارد شود. همچنین اطلاعات سرمایه باید با میزان مالکیت اشخاص هماهنگ باشد.

در شرکت‌های دارای سهم‌الشرکه، مجموع سهم‌الشرکه شرکا باید با سرمایه ثبت‌شده مطابقت داشته باشد. در شرکت‌های سهامی نیز تعداد و ارزش سهام باید با سرمایه شرکت هماهنگ باشد.

در برخی پرونده‌ها ممکن است در مراحل بعدی ارائه مستندات مربوط به سرمایه نیز درخواست شود.

مرحله ۸: ثبت مشخصات شرکا، مؤسسان یا سهامداران

در این بخش اطلاعات اشخاصی که در تأسیس شرکت مشارکت دارند وارد می‌شود.

اطلاعات هویتی، نشانی و سایر مشخصات موردنیاز هر شخص را ثبت کنید و سپس میزان مالکیت، سهم‌الشرکه یا سهام او را مطابق ساختار شرکت تعیین کنید.

در صورتی که تعداد اشخاص زیاد باشد،می‌توان از فایل اکسل برای ثبت اطلاعات استفاده کرد.

دقت در این مرحله اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اطلاعات اشخاص، مالکیت و سمت‌های آن‌ها باید در ادامه با اسناد شرکت مطابقت داشته باشد.

مرحله ۹: تعیین سمت‌ها و صاحبان حق امضا

پس از ثبت اطلاعات اشخاص، باید جایگاه هر فرد در شرکت مشخص شود.

سمت‌هایی مانند مدیرعامل، عضو هیئت‌مدیره و سایر ارکان قانونی، متناسب با نوع شرکت در پرونده تعیین می‌شوند.

همچنین باید مشخص شود چه اشخاصی اختیار امضای اسناد و تعهدات شرکت را دارند و نحوه اعتبار امضای آن‌ها چگونه است.

اطلاعات مربوط به سمت، مدت تصدی و حق امضا باید با تصمیم مؤسسان و اسناد تنظیم‌شده شرکت هماهنگ باشد.

مرحله ۱۰: ثبت شعبه

اگر شرکت از زمان تأسیس دارای شعبه باشد، اطلاعات شعبه را در این قسمت وارد کنید.

اطلاعاتی مانند نشانی و مشخصات موردنیاز شعبه باید مطابق اطلاعات واقعی ثبت شود.

اگر شرکت هنگام تأسیس شعبه‌ای ندارد، نیازی به تکمیل این بخش نیست و می‌توانید ادامه فرآیند را انجام دهید.

مرحله آخر: دریافت کد پیگیری

بعد از ارسال درخواست، کد پیگیری پرونده در اختیار متقاضی قرار می‌گیرد.

این کد را تا پایان فرآیند نگهداری کنید؛ زیرا برای پیگیری وضعیت درخواست و دسترسی به اقدامات بعدی پرونده اهمیت دارد.

 

اقدامات پس از ارسال درخواست تاسیس شرکت

ارسال درخواست یا تأیید نام به معنای ثبت قطعی شرکت نیست. پس از این مرحله باید اقدامات تکمیلی مربوط به سرمایه، اسناد، امضاها و تأیید سمت‌ها انجام شود.

پیگیری نتیجه بررسی نام

وضعیت درخواست را از طریق کارتابل کاتب بررسی کنید.

اگر نام تأیید شده باشد، پرونده وارد مراحل بعدی می‌شود. در صورت رد شدن نام، علت رد را بررسی کرده و طبق دستور سامانه نام جایگزین ارائه کنید.

واریز سرمایه و تکمیل مستندات مربوط

پس از تأیید نام شرکت، رسید پذیرش را از سامانه دریافت کنید. سپس به یکی از بانک‌های همکار معرفی‌شده در سامانه مراجعه کرده و سرمایه ثبتی شرکت را به حساب اعلام‌شده واریز کنید.

پس از انجام واریز، یک کد رهگیری الکترونیکی ۱۲ رقمی برای شما صادر می‌شود. در این روش، نیازی به دریافت نامه بانکی به‌صورت فیزیکی، قرار دادن آن در پاکت یا ارسال پستی مدارک وجود ندارد؛ زیرا گواهی بانکی به شکل الکترونیکی در سامانه شناسایی می‌شود.

واریز سرمایه و تکمیل این مرحله برای ادامه و نهایی شدن فرآیند ثبت شرکت ضروری است.

ایجاد گواهی امضای دیجیتال و امضای اسناد

در فرآیند الکترونیکی، ممکن است برای اشخاص مشخص‌شده در پرونده، امضای دیجیتال موردنیاز باشد.

فردی که طبق فرآیند پرونده به‌عنوان امضاکننده الکترونیکی تعیین شده است، باید مراحل مربوط به دریافت گواهی و امضای اسناد را طبق دستور سامانه انجام دهد.

در برخی فرآیندها احراز هویت الکترونیکی و تأیید هویت از طریق تلفن همراه انجام می‌شود و ممکن است ضبط ویدیوی کوتاه نیز درخواست شود.

پس از فعال شدن امکان امضا، اسناد موجود در کارتابل امضا بررسی و طبق فرآیند سامانه تأیید می‌شوند.

تأیید سمت توسط اعضای شرکت

اشخاصی که در شرکت دارای سمت هستند، باید با اطلاعات هویتی خود وارد حساب کاربری شوند و درخواست مربوط به قبولی سمت را از طریق کارتابل تکمیل کنند.

در این مرحله، سمت تعیین‌شده و اطلاعات مربوط به آن را بررسی کرده و در صورت صحت، تأیید کنند. پس از ثبت تأیید، وضعیت درخواست به «عملیات تأیید شده» تغییر می‌کند و مشکل مربوط به تأیید نشدن سمت برطرف می‌شود.

 

هزینه ثبت شرکت در سامانه کاتب چقدر است؟

هزینه ثبت شرکت رقم ثابتی برای همه پرونده‌ها ندارد. نوع شخصیت حقوقی، میزان سرمایه، هزینه‌های قانونی و آگهی و خدمات احتمالی مؤسسات ثبتی می‌توانند بر مبلغ نهایی اثر بگذارند.

حق‌الثبت و سایر هزینه‌های قانونی در زمان مربوط از طریق فرآیند پرداخت سامانه اعلام می‌شوند. در صورت استفاده از خدمات مشاوره یا مؤسسات ثبت شرکت، هزینه خدمات آن‌ها نیز جداگانه محاسبه خواهد شد.

 

ثبت شرکت در کاتب چقدر زمان می‌برد؟

مدت زمان ثبت شرکت در کاتب برای همه پرونده‌ها یکسان نیست.

تأیید نام، نوع موضوع فعالیت، نیاز به مجوز، سرعت تأیید سمت و امضای اعضا، کامل بودن اطلاعات، وجود یا نبود نقص و مدت بررسی کارشناسی از عواملی هستند که می‌توانند زمان ثبت را تغییر دهند.

بنابراین به جای در نظر گرفتن یک زمان قطعی، بهتر است وضعیت پرونده را از طریق کارتابل کاتب و کد پیگیری دنبال کنید.

 

آیا ثبت شرکت در کاتب یک روزه است؟

ثبت درخواست و تکمیل بعضی از مراحل ممکن است در مدت کوتاهی انجام شود، اما این موضوع به معنی تضمین ثبت قطعی شرکت و صدور آگهی تأسیس در ۲۴ ساعت نیست.

بررسی نام، کنترل اسناد، تأیید اعضا، رفع نقص احتمالی و بررسی کارشناسی می‌توانند زمان نهایی را افزایش دهند.

بنابراین «ارسال درخواست در یک روز» با «ثبت قطعی شرکت در یک روز» تفاوت دارد.

 

بعد از ثبت شرکت در کاتب چه کارهایی باید انجام شود؟

دریافت آگهی تأسیس به معنی پایان تمام تکالیف شرکت نیست. پس از ثبت شرکت، بسته به نوع فعالیت و شرایط شرکت، اقدامات زیر باید انجام شود:

• پیگیری انتشار آگهی تأسیس در روزنامه رسمی
• انجام تکالیف مالیاتی و تشکیل پرونده مالیاتی در صورت نیاز
• پلمپ دفاتر قانونی شرکت
• افتتاح حساب بانکی به نام شرکت
• دریافت مجوزهای تخصصی در صورت نیاز به مجوز برای فعالیت
• انجام امور بیمه و تشکیل پرونده کارگاهی در صورت داشتن کارمند
• دریافت کارت بازرگانی در صورت نیاز به واردات و صادرات
• ثبت علامت تجاری در صورت نیاز به حفاظت از نام و برند شرکت
• بررسی سایر تکالیف قانونی متناسب با نوع فعالیت و ساختار شرکت

 

سوالات متداول ثبت شرکت در سامانه کاتب

ثبت شرکت در سامانه کاتب چگونه انجام می‌شود؟

برای ثبت شرکت ابتدا وارد سامانه کاتب شوید و درخواست تأسیس را ایجاد کنید. سپس نوع شرکت، موضوع فعالیت، نشانی، اطلاعات عمومی، نام، سرمایه، شرکا یا مؤسسان، سمت‌ها، حق امضا و در صورت وجود شعب را ثبت کنید. پس از ارسال درخواست، مراحل بررسی نام، تکمیل اسناد، تأیید سمت‌ها، امضای الکترونیکی، بررسی کارشناسی و رفع نقص احتمالی انجام می‌شود و در نهایت آگهی تأسیس صادر خواهد شد.

آیا ثبت شرکت در کاتب کاملاً اینترنتی است؟

بخش اصلی فرآیند تأسیس شرکت به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود و اطلاعات، درخواست‌ها و بسیاری از تأییدهای پرونده از طریق سامانه قابل انجام و پیگیری هستند. با این حال، اقدامات موردنیاز می‌تواند با توجه به نوع شرکت و وضعیت هر پرونده متفاوت باشد.

آیا بعد از تأیید نام، شرکت بلافاصله ثبت می‌شود؟

خیر. تأیید نام فقط یکی از مراحل تأسیس است. پس از آن باید اسناد، مستندات، تأیید سمت‌ها، امضاهای لازم و بررسی کارشناسی تکمیل شود.

کد پیگیری ثبت شرکت در کاتب چیست؟

کد پیگیری شناسه‌ای است که پس از ارسال درخواست در اختیار متقاضی قرار می‌گیرد و برای پیگیری وضعیت پرونده و اقدامات بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

جمع‌بندی

برای ثبت شرکت در سامانه کاتب باید اطلاعاتی مانند نوع شرکت، موضوع فعالیت، نام، سرمایه، نشانی، شرکا، سمت‌ها و حق امضا را با دقت وارد کنید و مراحل بررسی نام، تکمیل مدارک، امضای الکترونیکی و رفع نقص احتمالی را پشت سر بگذارید.

اگر برای ثبت شرکت در سامانه کاتب به راهنمایی نیاز دارید یا در تکمیل درخواست با مشکلی مواجه شده‌اید، کارشناسان مجموعه حساب‌کتاب از آغاز فرآیند تا دریافت آگهی تأسیس در کنار شما هستند.